Büroservice

Ein externer Büroservice hilft langjährigen Unternehmern sowie Existenzgründern bei der täglichen Arbeit. Im Gegensatz zu einer angestellten Bürokraft sind die Kosten deutlich niedriger, da keine Personalnebenkosten wie Sozialleistungen anfallen. Abhängig von der individuellen Vereinbarung, die Sie mit dem Büroservice treffen, können die externen Kräfte in einem Ihrer Büros arbeiten, das Sie ihnen zur Verfügung stellen, oder von ihrem eigenen Arbeitsplatz aus. Durch das Internet lassen sich die verschiedenen Daten bequem transferieren, doch auch eine persönliche Übergabe ist möglich.

Das leistet ein Büroservice für Sie

Der Telefonservice spielt eine wichtige Rolle und lässt sich problemlos bei einem externen Büroservice in Auftrag geben, sodass Ihre Anrufer – Kunden oder Geschäftspartner – immer jemanden erreichen und eine Nachricht an Sie weiterleiten lassen können. Schreibarbeiten wie Geschäftskorrespondenz und administrative Tätigkeiten können ebenfalls von externen Kräften erledigt werden. Ganz egal, ob Sie die Texte und Formulare für den online Transfer oder in gedruckter Form benötigen. Je nach Art und Umfang dieser Dokumente sind Stichworte, Recherche oder eine Einarbeitung in die Thematik für die Durchführung der Schreibarbeiten nötig. Einige Büroservice-Dienstleister verfügen über erstklassige Sprachkenntnisse und bieten auf dieser Basis Übersetzungen an. Hier lohnt sich ein Vergleich mit den Übersetzerbüros, in denen häufig Muttersprachler die Texte bearbeiten.

Ein weiteres Aufgabengebiet ist die Konferenz- und Reiseorganisation. Kleinunternehmer kümmern sich zumeist selbst um ihre Reisebuchungen, doch wenn häufig Geschäftsreisen anstehen, lässt sich auch hier Zeit sparen. Die Mitarbeiter eines Büroservices kümmern sich darum, für Sie nach dem günstigsten Flug oder nach einem geeigneten Hotel zu suchen. Bei der Planung von Konferenzen in Ihren Räumlichkeiten können Sie ebenfalls einen externen Büroservice um Hilfe bitten. Hierzu gehört abhängig von Ihren Wünschen beispielsweise das Bereitstellen der nötigen technischen Hilfsmittel, das Versenden der Einladungen und auch die Organisation des Caterings.

Spezielle Dienstleistungen können sich auch auf die Aktualisierung Ihrer Homepage beziehen, falls die Mitarbeiter beim Büroservice über entsprechende CMS-Kenntnisse verfügen. Auch weitere Tätigkeiten im Zusammenhang mit Recherche (beispielsweise im Internet) können zu den Leistungen von Büroservice-Anbietern gehören.

Lohnt sich der externe Büroservice für Sie?

Der externe Büroservice ist vor allem für Existenzgründer interessant, die einen professionellen Auftritt planen, aber nicht zu viel Geld für Personalkosten ausgeben möchten. Gerade in der Anfangszeit lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Büroservice, da kein langfristiger Vertrag nötig ist. Abhängig von der individuellen Vereinbarung können Sie beispielsweise einen Telefondienst und ein administratives Sekretariat beauftragen. Wenn die anfallenden Arbeiten von dem Büroservice erledigt werden, können Sie sich auf Ihre Hauptaufgabe konzentrieren.

Auch bestehende Unternehmen wünschen sich einerseits einen reibungslosen Ablauf im Büro, andererseits geringe Personalkosten. In diesem Bereich können Sie mit erfahrenen externen Büroservice-Kräften den Workflow und den Kostenaufwand optimieren. Wichtig ist dabei, dass die ausgetauschten Dateien mit den jeweiligen Programmen kompatibel sind. Wenn sich der tägliche Arbeitsaufwand schwer planen lässt, profitieren Sie zudem von der Flexibilität eines externen Büroservices.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch einen externen Büroservice fallen keine Lohnnebenkosten an und die Rechnungen sind vorsteuerabzugsfähig. Kurzfristige Änderungen hinsichtlich der Arbeitszeit lassen sich problemlos durchführen. Durch den flexiblen Einsatz wird ein eventueller Leerlauf während der Arbeitszeit vermieden. Bezahlt werden nur die Arbeitsstunden selbst, Überstunden fallen nicht an und notfalls werden Ihre Aufträge auch am Wochenende bearbeitet. Im Gegensatz zu einem Angestelltenvertrag können Sie die Vereinbarung mit dem Büroservice kurzfristig und flexibel gestalten.

Bedenken vor der Beauftragung

Einige Unternehmer machen sich Sorgen, dass das Fachwissen der Büroservice-Mitarbeiter nicht ihren Anforderungen entspricht. Um sicherzugehen, dass die Mitarbeiter die Tätigkeiten fachkundig ausführen, ist es daher sinnvoll, sich zu einem persönlichen Gespräch zu treffen. Eventuell ist eine gewisse Einarbeitungszeit nötig. Auch die Diskretion ist ein wichtiges Thema im Bereich der Sekretariats- und Büroarbeiten. Hier kann eine Verschwiegenheitserklärung für mehr Sicherheit sorgen.

Häufig gestellte Fragen

1. Weiß der Büroservice über Ihre Branche Bescheid und kennt sich mit den entsprechenden Abläufen aus?

Das geschulte Team im Büroservice verfügt über erstklassige Kenntnisse hinsichtlich der aktuellen Software. Auch die standardisierten administrativen Abläufe sind bekannt, sodass eine fachkundige Bearbeitung der individuellen Aufträge möglich ist.

2. Wie sieht es mit der Flexibilität aus?

Die Leistungen werden im Vertrag so geregelt, wie Sie es wünschen. Flexibilität ist beim externen Büroservice ein bedeutender Vorteil. Das bedeutet für Sie, dass die beauftragten Tätigkeiten auch nach dem offiziellen Feierabend oder am Wochenende bearbeitet werden. Auch der Vertrag selbst bietet Flexibilität und ist üblicherweise kurzfristig angelegt.

3. Sind Ihre Unternehmensdaten beim Büroservice sicher?

Ein professioneller Büroservice sorgt für Sicherheit, Diskretion und die Einhaltung der Zugangsbeschränkung. Ausschließlich die Mitarbeiter, die sich mit Ihren Aufträgen beschäftigen, kennen Ihre Daten. Diese arbeiten sorgfältig und verschwiegen. Auf Wunsch unterschreiben sie gerne eine entsprechende Verschwiegenheitsverpflichtung.

4. Wo und wie arbeitet der Büroservice?

Abhängig von Ihrem Auftrag kommt die externe Bürokraft zu Ihnen ins Büro oder sie arbeitet Ihnen virtuell zu. Die Arbeiten werden zeitnah und zuverlässig erledigt, sodass Ihnen die Ergebnisse fristgerecht zugestellt werden.

5. Welche Kosten fallen für Sie an?

Auch die Kostenberechnung kann variieren. Ein Telefondienst wird üblicherweise über eine monatliche Basisgebühr und zusätzliche variable Kosten abgerechnet, die gegebenenfalls Telefongebühren und weitere Sekretariatstätigkeiten beinhalten. Bei den Büroarbeiten selbst werden die geleisteten Stunden abgerechnet. Dadurch ist eine präzise Kostenplanung möglich.