Aktenordner entsorgen

Sind bestimmte Aufbewahrungszeiträume von Dokumenten und Akten ausgelaufen, die es für Rechnungen, Personal- und Geschäftsunterlagen regelmäßig gibt, stellt sich meist die Frage nach einer effizienten Entsorgung der Akten und Aktenordner. Hierbei sind jedoch verschiedene Aspekte zu berücksichtigen, die sich einerseits auf eine möglichst umweltfreundliche Entsorgung beziehen, aber auch Aspekte des Datenschutzes berücksichtigen und dabei immer noch wirtschaftlich effizient sind.

Aktenordner Materialmix bei der Entsorgung

Problematisch beim Entsorgen von Aktenordnern ist in der Regel die Material-Vielfalt und der Material-Mix. Aktenordner gibt es von unterschiedlichen Herstellern und werden vorzugsweise aus Kunststoff oder Pappe/Papier hergestellt, um verschiedene Anforderungen an Stabilität und Haltbarkeit zu erfüllen. Zudem bestehen Aktenordner aus unterschiedlichen Elementen. Neben der Hülle aus Kunststoff oder Papier respektive einem Pappkern mit Kunststoffüberzug gehört zum Aktenordner auch die Hebelmechanik im Inneren als Kernstück, die regelmäßig aus Metall besteht. Teilweise verfügen Aktenordner auch über Grifflöcher und Kantenschutz Elemente, die zum besseren Handling und zur erhöhten Stabilität beitragen sollen, jedoch auch aus Metall bestehen und bei der Entsorgung für Herausforderungen sorgen.

Wertstoffhof, Papiertonne oder Restmüll

Der richtige Entsorgungsweg ist vom dargestellten Material-Mix abhängig. Reine Kunststoffordner oder mit Kunststoffüberzug lassen sich nur über die Restmülltonne entsorgen. Dadurch ist eine meist sehr aufwändige Entfernung der metallischen Hebelmechanik oder anderer Metallteile entbehrlich. Bei Aktenordnern aus Pappe oder mit einem Pappkern empfiehlt sich die umweltfreundliche Entsorgung über die Papiertonne. Hierfür müssen aber alle Fremdmaterialien wie insbesondere die Metallteile vorher entfernt werden. Für Privatleute bieten in der Regel auch die lokalen Wertstoff- und Recyclinghöfe eine Möglichkeit, Pappordner zu entsorgen. Diese werden in Kartonagepressen zusammen gepresst, so dass sie weniger Platz wegnehmen, der sonst in der heimischen Papiertonne fehlen würde. Notwendig ist hier aber auch die Trennung der Metallteile, da diese im Rahmen des Recyclings andere wertvolle Materialen darstellen. Für gewerbliche Unternehmen, die Akten und Aktenordner im großen Umfang entsorgen wollen, bietet sich in der Regel die Inanspruchnahme von spezialisierten Verwerterfirmen an. Diese nutzen spezielle Shredder-Pressen-Geräte, die große Mengen an Akten effizient entsorgen können.

Datenschutz bei der Aktenvernichtung

Bei der Entsorgung von Aktenordnern dürfen die gefüllten Ordner nicht einfach in die Papier- oder Restmülltonne geworfen werden. Vielmehr müssen sich Firmen über Datenschutz-Aspekte Gedanken machen und auch Privatpersonen sollten mit persönlichen Unterlagen, die Anschriften, Kontostände oder Vertragsunterlagen umfassen nicht sorglos umgehen. Insbesondere Selbständige, Freiberufler und KMU sollten hier auf eine angemessene Vernichtung der Dokumente achten, denn Begehrlichkeiten von Betrügern auf der Suche nach wertvollen Adress- und Kundenlisten, Unternehmenskonzepten, Abrechnungen oder Bilanzen dürfen nicht leichtfertig geweckt werden. Daher sind alle unternehmensrelevanten Informationen wie Abrechnungen, Briefe, Personalunterlagen nach ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht fachgerecht zu entsorgen, was sich mit Aktenvernichtern umsetzen lässt. Aktenvernichter gibt es dabei in verschiedenen Größen und Sicherheitsstufen, je nach dem wie viel Papier vernichtet werden soll und wie sensibel die Daten sind. Dabei zerschneiden Aktenvernichter das Papier nicht nur in Streifen, sondern auch noch mehr quer in kleine Partikel, so dass die Reproduzierbarkeit der vernichteten Informationen nahezu unmöglich ist.